La legalización de documentos para que surtan efectos en el extranjero
Existen dos sistemas de autenticación de documentos en el mundo: el sistema de legalización y el sistema de apostillado. Para que un documento emitido en el extranjero (actas de nacimiento, matrimonio, escrituras y certificados de estudios) pueda surtir efectos en México y viceversa, dicho documento debe estar legalizado (esto es, que se haya comprobado y certificado la autenticidad de un documento o de una firma).
En ese sentido, la legalización de documentos tiene por finalidad certificar la autenticidad de lo siguiente:
- Firma que ostenta el documento.
- Calidad del signatario del documento.
- Sello, en su caso.
Ahora bien, en México existen dos sistemas de legalización de documentos:
- Consular, también conocido como sistema de legalización tradicional o en cadena.
- Apostilla, conocido también como apostillamiento.
El sistema de legalización tradicional o en cadena (también llamado consular) es un sistema de certificación de la validez y legitimidad de las firmas de los funcionarios públicos que intervienen en la emisión de un documento público. Su principal característica es que debe de ser concatenado; esto es, es el resultado de una serie de legalizaciones en cadena por parte de diferentes órganos y autoridades de gobierno que van enlazadas una de otra, de tal manera que si una no se hace, el documento no estará legalizado.
En oposición al sistema de legalización en cadena, el apostillamiento tiene su origen en la Convención por la que se Suprime el Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros (o Convención de la Haya), del cual México forma parte desde 1994. El procedimiento de legalización consular o tradicional es aplicable a países no integrantes de la Convención de la Haya.
Así las cosas, la Convención no suprime el requisito de legalización, sino que lo reemplaza por otro procedimiento el cual tiene la cualidad de la simplicidad (el apostillamiento). Sin embargo, hay países que no forman parte de la Convención por lo que no cuentan con el sistema de apostillado de documentos y, por tanto, requieren que sean legalizados los documentos que se pretenda surtan efectos en dichos países.
En ese sentido, los documentos emitidos en México que vayan a surtir efectos en países que no sean parte de la Convención, deberán ser legalizados conforme al sistema de legalización tradicional, cuyo procedimiento medular consiste en lo siguiente:
- En primer lugar, el documento público deberá ser validado por la secretaría del gobierno estatal; esto es, el funcionario público se cerciora de que las firmas que aparecen en el documento a legalizar correspondan a las de los funcionarios que intervinieron en la emisión de dicho documento.
- Una vez legalizados los documentos en comento, se procede a su legalización ante la Secretaría de Gobernación, procedimiento a través del cual se certifica la validez y legitimidad de las firmas de los servidores públicos federales y estatales que intervienen en los documentos de origen nacional en el territorio mexicano.
- Una vez que cuente con la legalización de la Secretaría de Gobernación, el documento deberá ser legalizado por la Secretaría de Relaciones Exteriores, para que pueda surtir efectos en el extranjero.
- El documento se legaliza en el consulado o representación diplomática del país destinatario donde se certifica la firma del funcionario de la Secretaría de Relaciones Exteriores.